PEMROSESAN TRANSAKSI

BAB VI

PEMROSESAN TRANSAKSI

1.      PENDAHULUAN

Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran ekonomi dengan pihak -pihak eksternal. Dalam hal ini termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian persediaan, pembebanan kewajiban keuangan, dan penerimaan kas dari pelanggan. Transaksi keuangan juga terdiri dari atas peristiwa–peristiwa internal seperti penyusutan aktiva tetap; aplikasi tenaga kerja bahan baku dan overhead ke proses produksi, dan transfer persediaan dari satu departemen ke departemen lainnya.

Pada perusahaan manufaktur atau industri terdapat lima siklus transaksi yaitu (1) Siklus Penerimaan, (2) Siklus Pengeluaran, (3) Siklus Produksi, (4) Siklus Keuangan, dan (5) Siklus Laporan Keuangan. Hal tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :

2.      SIKLUS TRANSAKSI

Siklus transaksi memproses sebagian besar kegiatan ekonomi perusahaan: siklus pengeluaran, siklus konversi, dan siklus pendapatan. Siklus – siklus ini ada dalam semua jenis bisnis baik yang mencari laba maupun yang tidak mencari laba. Lihat gambar 6.2.

Gambar 6.2 Relasi antara Siklus – siklus transaksi

 

3.      SIKLUS PENGELUARAN

Kegiatan bisnis dimulai dengan akuisisi bahan baku, property dan tenaga kerja dalam pertukaran  kas – siklus pengeluaran – Gambar 6.2 menunjukkan arus kas dari organisasi ke berbagai penyedia sumber daya. Kebanyakan transaksi pengeluaran didasarkan pada relasi kredit diantara mitra dagang. Pengeluaran kas aktual dilakukan pada saat setelah penerimaan barang atau jasa. Dari perspektif sistem, transaksi ini memiliki dua bagian : komponen fisik (akuisisi barang dagangan) dan komponen keuangan (pengeluaran kas ke pemasok). Setiap komponen diproses oleh sebuah subsistem terpisah dari siklus tersebut.

·      Sistem pembelian / utang dagang

Sistem ini mengakui kebutuhan untuk membeli persediaan fisik dan melakukan pemesanan dengan pemasok. Ketika barang – barang diterima, sistem pembelian mencatat peristiwa tersebut dengan menambah persediaan dan membentuk akun utang dagang untuk dibayar pada tanggal yang telah ditetapkan.

·      Sistem pengeluaran kas

Ketika kewajiban dihasilkan dari sistem pembelian jatuh tempo, sistem pengeluaran kas mengotorisasi pembayaran tersebut, mengeluarkan data kepada pemasok, dan mencatat transaksi dengan mengurangi kas dan akun utang dagang.

·      Sistem penggajian

Sistem penggajian mengumpulkan data pemakaian tenaga kerja dari setiap pegawai, menghitung gaji, dan mengeluarkan cek pembayaran kepada pegawai. Secara konseptual gaji merupakan pengeluaran kas dengan memiliki sistem terpisah untuk pemrosesan pembayaran gaji.

·      Sistem aktiva tetap

Suatu sistem aktiva tetap perusahaan memproses transaksi – transaksi berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, dan penghentian aktiva. Mereka merupakan item – item yang relative permanen yang sering kali secara kolektif mencerminkan investasi keuangan terbesar yang dilakukan oleh organisasi.

4.      SIKLUS KONVERSI

Dibentuk oleh dua subsistem utama : sistem produksi dan sistem akuntansi biaya. Sistem produksi melibatkan perencanaan, penjadwalan, dan control atas produk – produk fisik melalui proses manufaktur. Dalam hal ini termasuk menetapkan kebutuhan bahan baku, otorisasi kerja yang harus dilakukan dan pelepasan bahan baku ke produksi, serta mengarahkan pergerakan barang dalam proses (work In Process – WIP) melalui berbagai tahap proses manufaktur.

Sistem akuntansi biaya memonitor arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi, informasi ini diproduksi oleh sistem dengan menggunakan penilain persediaan, penganggaran, control biaya, pelaporan kinerja, dan keputusasn manajemen, seperti keputusan “membuat atau membeli”

Perusahaan manfaktur mengkonversi bahan baku ke barang jadi melalui operasi siklus konversi formal. Siklus konversi tidak biasanya formal dan dapat diobservasi dalam pembentukan jasa dan retail.

5.      SIKLUS PENDAPATAN

Perusahaan manufaktur menjual barang jadinya ke para pelanggan melalui “siklus pendapatan” melibatkan pemrosesan penjualan kas, penjualan kredit, dan penerimaan kas yang mengikuti penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan memiliki komponen fisik dan keuangan yang diproses secara terpisah. Subsistem utama siklus pendapatan, yaitu :

*    Pemrosesan pesanan penjualan

Penjualan dilakukan atas dasar kredit dan melibatkan tugas – tugas seperti penyiapan pesanan penjualan, pemberian kredit, pengiriman produk ( atau penyerahan jasa ) kepada pelanggan, penagihan pelanggan, dan pencatatan transaksi dalam akun (piutang dagang, persediaan, biaya dan penjualan )

*    Penerimaan kas

Untuk penjualan kredit, sebagian periode waktu ( hari atau minggu ) berlaku titik penjualan dan penerimaan kas. Pemrosesan  penerimaan kas meliputi pengumpulan kas, deposit ke bank, dan pencatatan peristiwa – peristiwa ini dicatat dalam akun (piutang dagang dan kas)

6.      CATATAN (RECORD) AKUNTANSI

a.       Sistem Manual

Sistem ini menjelaskan tujuan setiap record akuntansi yang digunakan dalam siklus transaksi akan dimulai dengan record (catatan) tradisional yang digunakan dalam sistem manual (dokumen, jurnal dan buku besar) kemudian mengkaji perangkat magnetis dalam sistem yang berdasarkan computer

(1)   Dokumen

Dokumen merupakan bukti peristiwa ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai proses transaksi. Sebagian dokumen merupakan hasil dari pemrosesan transaksi. Ada tiga jenis dokumen yaitu : (a) dokumen sumber, (b) dokumen produk, dan (c) dokumen turnaround

(a)    Dokumen sumber

Peristiwa ekonomi menimbulkan dokumen yang diciptakan pada awal transaksi. Dokumen sumber digunakan untuk menangkap dan memformulasikan data transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus transaksi gambar 6.3 menunjukkan penciptaan sebuah dokumen sumber

Gambar 6.3. Penciptaan sebuah dokumen sumber

Pesanan

Pelanggan

(b)   Dokumen produk

Adalah hasil transaksi pemrosesan, bukan dokumen yang memicu mekanisme proses. Gambar 6.4 menggambarkan sebuah dokumen produk dari sistem penjualan

Gambar 6.4 Sebuah Dokumen Produk

 

            Pesanan

            Pelanggan

             Pelanggan

Dokumen Produk

(c)    Dokumen turnaround (berbalik)

Adalah dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya. Lihat gambar 6.5.

(2)   Jurnal

Jurnal adalah sebuah record yang secara kronologis pada titik – titik tertentu dalam proses transaksi ketika semua fakta yang relevan tentang transaksi ketika semua fakta yang relevan tentang  transaksi diketahui, peristiwa dicatat dalam sebuah jurnal secara urutan kronologis. Setiap transaksi memerlukan ayat jurnal terpisah, mencerminkan akun–akun yang dipengaruhi dan jumlah yang akan didebet dan dikredit. Lihat gambar 6.6

Gambar 6.6 Pencatatan Pesanan Penjualan dalam Jurnal Penjualan

Peristiwa Ekonomi

Penangkapan Peristiwa

Pencatatan Peristiwa

 

Pesanan

Pelanggan

(3)   Buku besar

Buku besar adalah sebuah buku akun – akun keuangan yang mencerminkan efek – efek keuangan dari transaksi perusahaan setelah mereka diposting ke berbagai jurnal. Buku besar menunjukkan kegiatan per jenis akun, yang menunjukkan penaikan dan penurunan serta saldo lancer dari tiap – tiap akun. Lihat gambar 5.7

Gambar 6.7 Arus Informasi dari Peristiwa Ekonomi ke Buku Besar

Jurnal Pemasukan

Pos

Pesanan

Pelanggan

 

b.      Sistem yang Berdasarkan Komputer

Record akuntansi dalam sistem yang berdasarkan computer disajikan dalam empat jenis file yang berbeda : file induk, file transaksi, file referensi, dan file arsip. Gambar 6.8 menggambarkan relasi diantara file – file ini dalam bentuk jejak audit.

(1)   File Induk

Secara umum berisi data akun. Buku besar umum, dan buku besar pembantu adalah contoh file induk. Nilai data dalam file induk diperbaharui dari tansaksi.

(2)   File Transaksi

Adalah file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file induk.

(3)   File Referensi

Menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi

(4)   File Arsip

Berisi record – record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi akan datang. Bentuk transaksi in merupakan bagian yang penting dari jejak audit. File arsip meliputi jurnal – jurnal, informasi pembayaran gaji periode sebelumnya, daftar nama pegawai dan lain – lain.

Gambar 6.8 Record Akuntansi dalam Sistem yang Berdasarkan Komputer

 

Dokumen

Sumber

 

                              File

                              Transaksi                                                  1

                                                                                                      File Induk

      4

      File Referensi

                                                                                                                              2

                                                      3

7. TEKNIK DOKUMENTASI

Ada empat teknik dokumentasi dasar yaitu :

a.       Diagram Relasi Entitas

Adalah suatu teknis dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas (sumber daya, peristiwa, dan agen) dalam sebuah sistem. Lihat gambar 6.9 relasi entitas dapat juga dijelaskan dalam istilah cardinality yaitu dapat merefleksikan kebijakan organisasi.

b.      Diagram Arus Data

Menggunakan simbol-simbol untuk mencerminkan proses, sumber–sumber data, arus data, dan entitas dalam sebuah sistem. Gambar 5.10 menyajikan rangkaian simbol yang paling umum digunakan. Diagram Arus Data digunakan untuk menyajikan sistem pada tingkat – tingkat rincian berbeda.

Gambar 5.10 Rangkaian Simbol Diagram Arus Data

Simbol	Keterangan
Nama Entitas	Sumber input atau tujuan output data
	Suatu proses yang dipicu atau didukung oleh data
	Suatu alat penyimpanan seperti file induk, atau file referensi
	Arah arus data

c.       Flowchart

Adalah representasi grafikal dari sebuah sistem yang menjelaskan relasi fisik di antara entitas – entitas kuncinya Flowchart dapat digunakan untuk menyajikan kegiatan manual, kegiatan pemrosesan komputer, atau keduanya. Sebuah flowchart dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen – elemen dari sebuah sistem manual, termasuk record – record akuntansi yang terlibat dalam proses, dan kegiatan – kegiatan yang dilakukan dalam departemen tersebut. Digambarkan dalam simbol – symbol yang mudah dimengerti akan dibahas pada bab berikutnya.

d.      Diagram Tata Letak

Diagram tata letak digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk sebuah file atau table database. Diagram data tata letak biasanya menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atribut dalam record

7.      SISTEM AKUNTANSI BERDASARKAN KOMPUTER

Sistem Akuntansi berdasarkan komputer dibagi menjadi dua kelompok besar yaitu sistem batch, dan sistem real time. Table 5.1 mencerminkan perbedaan karakteristik antara pemrosesan batch dan real time.

Tabel 6.1 Perbedaan Karakteristik antara Pemrosesan Batch dan Real Time

Karakteristik yang Membedakan	Metode Pemrosesan Data
	batch	Real Time
Kerangka waktu informasi	Jangka waktu terjadi diantara terjadinya peristiwa ekonomi dan ketika peristiwa ekonomi dan ketika peristiwa itu dicetak	Pemrosesan dilakukan ketika peristiwa ekonomi terjadi
Sumber daya	Pada umumnya membutuhkan lebih sedikit sumber daya (perangkat keras, program, pelatihan)	Lebih banyak membutuhkan sumber daya dari pemrosesan batch
Efesiensi	Sejumlah besar transaksi diproses dengan lebih sedikit sumber daya	Sumber daya yang lebih besar dibutuhkan per unit output