CONTROL TERHADAP KAS

Fraud dan Internal Control terhadap Kas

            Uang atau kas (cash) umumnya merupakan aset yang pertama kali dimiliki oleh suatu perusahaan. Kas merupakan darahnya semua jenis usaha. Suatu entitas usaha akan hidup dan bertumbuh dengan baik jika aliran kasnya lancar. Setiap siklus aktivitas perusahaan akan berawal dari kas dan berakhir menjadi kas, mulai dari perusahaan baru berdiri sampai pada likuidasinya.

            Begitu pentingnya peranan kas dalam perusahaan, sehingga pengelolaan dan pengendalian atas kas menjadi hal yang menjadi prioritas manajemen perusahaan. Salah satu alat pengendalian yang dapat diterapkan terhadap pengelolaan kas adalah pencatatan akuntansi, sesuai dengan salah satu tujuan akuntansi, yakni mengamankan aset perusahaan.

PENGERTIAN KAS

Perlu diketahui bahwa terdapat perbedaan pemahaman mengenai apa yang dimaksud dengan kas dari sisi pandang orang awam dengan dari sudut akuntansi. Dalam pengertian sehari-hari seringkali yang dimaksud dengan kas adalah semata-mata merupakan uang tunai: uang kertas dan logam, yang dipakai dalam bertransaksi jual-beli atau pinjam meminjam uang. Namun dalam pengertian akuntansi ternyata kas bukan hanya sekedar uang kertas atau uang logam demikian. Pengertian kas dan bank menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No. 9  adalah:

(i) Yang dimaksud dengan kas ialah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

(ii) Yang dimaksud dengan bank adalah sisa rekening giro perusahaan yang dapat dipergunakan secara bebas untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

(iii) Pos-pos berikut ini tidak dapat digolongkan sebagai bagian dari kas dan bank pada neraca: dana yang disisihkan untuk tujuan tertentu, seperti: persediaan perangko, cek mundur, cek kosong dari pihak ketiga, rekening giro pada bank di luar negeri yang tidak dapat segera dipakai.

(iv) Kas dan bank yang penggunaannya dibatasi dapat dimasukkan dalam aset lancar hanya jika pembatasan tersebut dilakukan untuk menyisihkan dana untuk melunasi kewajiban jangka pendek atau jika pembatasan tersebut hanya berlaku selama satu tahun.

            Menurut  Reeve & Warren ( 2008 ), yang dimaksud dengan kas adalah sebagai berikut : Cash includes coins, currency (paper money), check, money order, and money on deposit that is available for unrestricted withdrawal from banks and other financial institution .  Jadi yang dimaksud dengan kas dalam pemahaman akuntansi adalah uang kertas atau uang logam atau simpanan di bank yang dapat diuangkan setiap saat, atau alat pembayaran yang setara/dapat disamakan dengan uang tunai (cash equivalent). Sesuai dengan definisi tersebut, maka kas harus dikelompokkan sebagai aset lancar di neraca. Contohnya:

·         cek tunai (bukan cek mundur, karena cek mundur tidak dapat diuangkan sebelum tanggal yang tertera dalam cek tersebut),

·         tabungan, apalagi ditambah dengan kemudahan jaman sekarang dimana kita bisa mengambil uang tunai dari Anjungan Tunai Mandiri kapanpun dan dimanapun selama 24 jam sehari.

·         rekening koran/giro, yang mana penarikannya menggunakan media lembaran giro atau pemindahbukuan. Namun tidak termasuk giro mundur, yakni giro yang diberi tanggal mundur beberapa waktu dari tanggal transaksi pembayaran.

            Tidak termasuk dalam pengertian kas adalah deposito berjangka umum dan trading securities (surat berharga). Deposito berjangka umum tidak bisa dikategorikan sebagai kas karena untuk mencairkannya (mengubah ke bentuk tunai) harus dilakukan menunggu tanggal jatuh tempo yang ditetapkan (meskipun saat ini banyak bank memberikan fasilitas kemudahan untuk mencairkan deposito berjangka sebelum tanggal jatuh temponya, namun bukan tanpa biaya administrasi dan proses yang membutuhkan waktu). Adapun trading securities juga tidak bisa dikategorikan ke dalam kas karena ketidakpastian nilai yang bisa diterima pada saat diubah bentuk menjadi tunai, bisa terjadi keuntungan atau kerugian yang cukup besar dari apa yang sudah tercatat dalam pembukuan (selisih cost dengan harga pasar).

            Jika kita perhatikan definisi kas tersebut ada penekanan pada kemudahan penggunaan kas untuk kegiatan operasional sehari-hari. Artinya, meskipun perusahaan memiliki uang tunai dalam bentuk tabungan atau rekening giro yang dapat ditarik sewaktu-waktu (dalam hal ini yang dimaksud adalah tidak ada pembatasan dari pihak bank), namun apabila dana dalam tabungan atau rekening giro tersebut oleh manajemen perusahaan dimaksudkan untuk membiayai hal-hal tertentu yang terbatas (misalnya menebus hutang yang akan jatuh tempo) dan membutuhkan otoritas terbatas untuk mencairkannya, maka rekening tabungan atau giro tersebut tetap tidak bisa diklasifikasikan sebagai kas seperti dalam pengertian PSAK No. 9 (i) dan (ii). Rekening tabungan/giro yang dibentuk untuk tujuan tertentu demikian harus dikategorikan sebagai aktiva lain-lain (tidak lancar), nama akunnya juga harus tersendiri, misalnya dimasukkan ke dalam nama akun Sinking Fund Cash

PENGENDALIAN INTERNAL  ATAS  KAS

Sebagai alat pembayaran yang paling likuid dan paling mudah berubah bentuk, maka upaya penyelewengan terhadap kas yang dilakukan oleh pegawai perusahaan relatif sering.

Untuk mencegah hal tersebut, perlu dilakukan pengawasan atas kas (control of cash). Upaya pengendalian atas kas mulai dari saat kas diterima sampai disetorkan ke bank tersebut disebut protective control, sedangkan prosedur yang didesain sedemikian rupa untuk mendeteksi pencurian atau penyalahgunaan cash disebut detective controls, di mana pengendalian ini juga bersifat preventif karena pegawai akan enggan untuk mencuri atau menyalahgunakan cash jika tahu kemungkinan besar akan ketahuan.

            Dalam perusahaan retail penerimaan kas umumnya berasal dari dua sumber utama, yakni (1) dari konsumen yang datang langsung dan (2) melalui surat wesel atau sarana lain.Salah satu pengendalian atas cash yang diterima langsung dari konsumen yang datang adalah penggunaan mesin cash register. Pengendalian terjadi mulai saat kasir memasukkan nilai atau jumlah yang dibayarkan konsumen maka umumnya konsumen dapat melihat langsung jumlah yang diinput, atau memeriksanya melalui nota cash register yang diberikan kasir kepadanya. Setiap akhir hari atau saat penggantian kasir, uang akan dihitung dan dicocokkan dengan yang tertera pada cash register dengan diawasi oleh penyelia untuk mendeteksi kalau-kalau ada selisih atau perbedaan antara fisik kas dengan yang tercatat pada cash register. Cash yang dikeluarkan dari mesin akan disimpan di tempat yang aman dan tidak bisa diakses oleh setiap orang sebelum dikirim ke bank, sementara semua catatan dan gulungan kertas cash register akan dikirim ke departemen akuntansi untuk digunakan sebagai dasar melakukan jurnal.

Pengendalian intern atas pengeluaran kas harus memberikan keyakinan bahwa semua pengeluaran kas hanya bisa dilakukan atas transaksi yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang saja. Sebagai tambahan adalah perlunya pengendalian tersebut meyakinkan bahwa semua diskon bisa diperoleh dan tidak ada cash yang dihamburkan atau tidak dimanfaatkan.

            Pemisahan tugas (disebut juga pemisahan tugas atau pembagian kerja) merupakan hal yang tak terelakan dalam sistem pengendalian internal. Ada dua penerapan yang umum dalam prinsip ini (Weygandt&Kieso:2007):

1.      Aktivitas-aktivitas yang terkait seharusnya ditugaskan ke orang yang berbeda-beda

Aktivitas-aktivitas terkait yang seharunya diberkan ke karyawan berbeda-beda, misalnya dalam hal penjualan dan pembelian. Ketika seseorang ditugaskan untuk seluruh aktivitas terkait, maka potensi kesalahan dan ketidakteraturan akan meningkat. Aktivitas yang terkait dengan pembelian mencakup memesan barang dagang. Dalam pembelian, contohnya pesanan dapat diberikan kepada teman atau pemasok yang memberi suap. Atau perhitungan fisik secara sekilas yang dilakuakn pada saat menerima barang, yang dapat menimbulkan kesalahan dan kualitas barang dagang yang jelek. Bahkan, faktur yang palsu bisa disetujui untuk dibayar. Ketika pemesanan, penerimaan dan pembayaran ditugaskan ke karyawan yang berbeda, risiko penyalahgunaan semacam ini bisa diminimalkan.

2.      Penciptaan akuntabilitas (dengan catatan) atas aset yang seharusnya terpisah dari penjagaan fisik aset tersebut.

Untuk memberikan basis akuntabilitas yang yang valid atas aset, akuntan seharusnya tidak melindungi aset dan juga tidak memiliki akses untuk itu. Dan juga, pelindung aset seharusnya tidak bertugas melakukan pencatatan akuntansi. Ketika seseorang melakukan pencatatan aset yang seharusnya ada,  dan orang yang berbeda yang melindungi aset, pelindung aset tersebut tidak akan menggunakan aset untuk kepentingan pribadi.

Penggunaan Sistem Voucher

Pada perusahaan kecil seorang manajer, yang biasanya juga merupakan pemilik perusahaan, akan mengotorisasi semua pengeluaran melalui cek yang ditandatanganinya sendiri berdasarkan semua transaksi yang diketahuinya pula (Reeve & Warren:2008). Namun pada perusahaan besar, penyiapan cek dilakukan oleh orang yang mungkin tidak tahu atau tidak begitu mengerti mengenai transaksi yang dilakukan. Dalam perusahaan demikian sudah terjadi pembagian tugas antara bagian yang melakukan pembelian, penerimaan barang, dan pembayarannya. Semua aktivitas tersebut tetap harus dikoordinasikan agar tidak terjadi kesalahan pada saat melakukan pembayaran kepada kreditur, di mana salah satu sistem yang digunakan adalah dengan menggunakan sistem voucher.

            Salah satu prosedur yang dapat digunakan untuk mengendalikan pengeluaran kas adalah system voucher. Dalam system ini diperlukan dokumen intern yang disebut voucher dan jurnal khusus yang disebut buku voucher dan buku cek keluar (Soemarso:2005)

            Sistem voucher adalah jaringan persetujuan oleh individu yang berwenang dan independent untuk memastikan bahwa seluruh pengeluaran melalui cek dengan tepat. Sistem ini dimulai dari wewenang untuk melakukan pembebanan dan pembiayaan. Hal ini berakhir dengan penerbitan cek atas utang yang muncul. Voucher diperlukan untuk semua pengeluaran kas kecuali kas kecil. Voucher pada umumnya dibuat oleh departemen hutang usaha.

            Dalam system voucher, setiap pembelian barang dan jasa yang pada akhirnya harus diselesaikan dengan pengeluaran uang dibuatkan dokumen intern yang disebut voucher. Dokumen ini dibuat, baik untuk pembelian tunai maupun pembelian kredit. Dokumen yang diterima dari pihak luar, misalkan faktur atau kuitansi, dilampirkan dalam voucher sebagai bukti pendukung.

            Semua transaksi pembelian, baik tunai maupun kredit, dicatat terlebih dahulu sebagai hutang voucher. Setelah dibutakan voucher, setiap transaksi dicatat dalam buku voucher. Pencatatan dalan buku voucher pada dasarnya menggunakan konsepnya di kolom kredit hanya satu akun yaitu hutang voucher dan di kolom debit terdiri dari beberapa kolom untuk beberapa akun.

            Buku cek keluar, pada dasarnya merupakan jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat semua pelunasan hutang voucher yang dilakukan dengan mengeluarkan cek.

AKUN BANK DAN KEGUNAANNYA DALAM PENGENDALIAN

Rekening yang dibuka perusahaan di suatu bank merupakan salah satu alat pengendali utama dalam mengelola kas. Hampir semua perusahaan mengharuskan semua penerimaan kas disetorkan ke bank setiap hari untuk menghindari risiko pencurian di perusahaan, selain itu perusahaan juga sering membuka rekening di berbagai bank untuk memudahkan bertransaksi, biasanya ada rekening tertentu yang diperuntukkan untuk pengeluaran tertentu pula, misalnya pengeluaran untuk gaji karyawan dilakukan melalui rekening yang berbeda dengan pengeluaran untuk pembayaran hutang. Selain itu, keuntungan menggunakan rekening bank adalah adanya “pencatatan ganda” atas kas, artinya selaian pencatatan dilakukan oleh perusahaan, bank juga melakukan pencatatan untuk transaksi yang sama.

            Bank biasanya akan mencatat semua transaksi keluar-masuk kas dan akan melaporkan semua transaksi tersebut melalui bank satement seperti rekening koran/rekening giro atau buku tabungan. Rekening koran biasanya dikirimkan ke perusahaan setiap bulan, di mana di dalamnya menunjukkan saldo awal, penambahan, pengurangan dan saldo akhir kas pada akhir periode, atau bisa dikatakan merupakan laporan yang dibuat pihak bank untuk menunjukkan mutasi kas yang disimpan di bank pada nomor rekening tertentu, biasanya dicetak sebulan sekali dan dikirimkan ke nasabah.

            Dengan adanya bank statement tersebut perusahaan bisa mencocokkan pencatatan kasnya dengan yang dicatat oleh bank. Seringkali terdapat perbedaan saldo pada tanggal akhir bulan antara bank statement dengan catatan yang dibuat perusahaan mengenai kas di bank (cash in bank/bank). Perbedaan tersebut belum tentu akibat kesalahan (error), biasanya disebabkan oleh perbedaan waktu mencatat antara pihak bank dengan pihak perusahaan (timing differences). Untuk meningkatkan pengendalian internal perusahaan, perbedaan tersebut sebaiknya ditelusuri dengan melakukan rekonsiliasi bank.